Triez les billets et les pièces
Mettez les encaissements et les sorties d'argent en pause pendant le comptage.
Regroupez les billets par valeur, puis faites de même avec les pièces. Placez les billets de 20 € ensemble, ceux de 10 € à côté, et réservez un emplacement à chaque valeur de pièce.
Prévoyez aussi une place pour les groupes déjà comptés. Déplacez un groupe vers cet emplacement seulement après avoir noté sa quantité. Chaque groupe mis de côté correspond ainsi à une quantité écrite.
Gardez le même ordre à chaque comptage, par exemple des plus gros billets aux plus petites pièces.
Notez chaque quantité avant de passer à la suivante
Comptez les billets ou les pièces d'une même valeur, notez leur nombre, puis mettez-les de côté.
Si vous comptez quatre billets de 20 €, inscrivez 4 sur la ligne des billets de 20 € avant de passer à ceux de 10 €. Conservez les quantités en plus des sous-totaux. Vous pourrez les comparer aux billets et aux pièces devant vous.
Vous pouvez noter les quantités sur papier, dans un tableur ou dans CashierHelper. L'application calcule le total et conserve votre comptage en cours sous forme de brouillon.
Pour les grandes piles, comptez les pièces par petits groupes et notez la quantité cumulée à chaque fois.
Reprenez à partir de la dernière quantité notée
Prenons des pièces de 20 centimes que vous comptez par groupes de dix.
Après le premier groupe, notez 10 et mettez ces pièces de côté. Après le deuxième groupe, mettez la quantité à jour et notez 20, puis placez le deuxième groupe avec le premier.
Le téléphone sonne à ce moment-là.
Quand vous reprenez, la quantité notée est 20 et vous avez deux groupes de dix mis de côté. Laissez-les à leur place et comptez les pièces restantes.
S'il en reste huit, passez de 20 à 28. Le sous-total atteint alors 5,60 €.
Saisissez le nombre total de pièces comptées jusqu'ici. Si vous saisissez 8, vous remplacez la quantité précédente. Les 20 premières pièces ne seront plus incluses dans le calcul.
Si l'interruption arrive au milieu d'un groupe que vous n'avez pas encore noté, recomptez ce groupe avant de mettre la quantité à jour.
Un brouillon conserve les quantités saisies. Il ne peut pas retrouver le nombre que vous aviez seulement en tête.
Vérifiez les quantités, puis le total
Voici un exemple fictif de caisse qui comprend les 28 pièces de 20 centimes.
| Billet ou pièce | Quantité | Sous-total |
|---|---|---|
| Billet de 20 € | 4 | 80,00 € |
| Billet de 10 € | 3 | 30,00 € |
| Billet de 5 € | 6 | 30,00 € |
| Pièce de 2 € | 12 | 24,00 € |
| Pièce de 20 centimes | 28 | 5,60 € |
| Pièce de 10 centimes | 15 | 1,50 € |
| Pièce de 5 centimes | 10 | 0,50 € |
| Pièce de 1 centime | 30 | 0,30 € |
| Total | 171,90 € | |
Avant de ranger l'argent, vérifiez que chaque groupe compté correspond à une quantité sur la bonne ligne. Recomptez les groupes pour lesquels vous avez un doute, notamment après une interruption.
Si vous faites le calcul à la main, multipliez chaque quantité par la valeur du billet ou de la pièce, puis additionnez les sous-totaux. Avec une application, comparez les quantités saisies aux groupes devant vous.
Le total correspond à l'argent présent dans la caisse. Il peut inclure le fonds de caisse placé au début du service. Ce n'est donc pas forcément la recette en espèces de la journée.
Conservez le détail du comptage avant de ranger l'argent
Gardez ensemble la date, les quantités et le total final. Si vous comptez plusieurs caisses, indiquez à laquelle correspond chaque relevé.
Dans CashierHelper, vous pouvez enregistrer le comptage terminé dans un rapport daté et partager le détail en PDF. Pour l'exemple de ce guide, le rapport doit indiquer 28 pièces de 20 centimes, leur sous-total de 5,60 € et un total de 171,90 €.
Vérifiez le rapport enregistré avant de regrouper ou de ranger les groupes. Vous aurez encore l'argent sous les yeux si une quantité doit être contrôlée.